Zadatek i zaliczka to wyrażenia, które w praktyce często używane są jako synonimy. Różnica między zadatkiem a zaliczką jest jednak ogromna, szczególnie w przypadku niewykonania umowy. Pewnie jak wielu przedsiębiorców zastanawiasz się, czym właściwie różni się zadatek od zaliczki i kiedy lepiej zastosować zadatek, a kiedy zaliczkę.
W tym wpisie wyjaśnię Ci jakie są różnice między zadatkiem a zaliczką, a także dowiesz się, jakie skutki może mieć zastrzeżenie zadatku lub zaliczki w umowie z klientem. Dzięki temu unikniesz kosztownych pomyłek i będziesz mogła świadomie przygotować umowę, która realnie chroni Twoje interesy.
Zaliczka – co to jest?
Najprościej mówiąc, zaliczka to przedpłata na poczet produktu lub usługi. Zaliczka to część ceny, którą wpłaca się wcześniej na poczet całości. Co ważne, sama zaliczka nie pełni funkcji zabezpieczającej charakterystycznej dla zadatku.
Jeśli umowa zostanie zrealizowana, zaliczka stanowi część już zapłaconej ceny.
Zaliczka a zwrot pieniędzy w przypadku niewykonania umowy
Jeżeli umowa nie zostanie wykonana i dojdzie do jej skutecznego rozwiązania albo odstąpienia od niej, zaliczka co do zasady podlega rozliczeniu i zwrotowi. Nie oznacza to jednak, że w każdej sytuacji przedsiębiorca musi automatycznie oddać klientowi całą wpłaconą kwotę bez względu na okoliczności.
Znaczenie mogą mieć m.in. rodzaj umowy, przyczyna jej niewykonania, treść zawartych postanowień oraz ewentualne inne roszczenia przysługujące stronom.
Przykład
Jesteś fotografem i przyjęłaś zlecenie na wykonanie sesji poślubnej. Kontakt z klientami odbywał się bezproblemowo – ustaliliście datę sesji, styl sesji oraz uzgodniliście wynagrodzenie. Załóżmy, że Twoje wynagrodzenie miało wynieść 5.000,00 zł brutto.
Podpisaliście umowę, w której klient zobowiązany został do zapłaty zaliczki w wysokości 1.500,00 zł w ciągu 2 dni od podpisania umowy. Płatność pozostałej kwoty wynagrodzenia miała mieć miejsce po oddaniu gotowych zdjęć.
W dniu zaplanowanej sesji zdjęciowej dostałaś SMS, że klient rezygnuje z sesji.
Jaki jest skutek zastrzeżenia zaliczki w umowie?
Sama zaliczka nie daje fotografowi takiego zabezpieczenia jak zadatek. To, jak należy ją rozliczyć po rezygnacji klienta, zależy jednak od podstawy zakończenia umowy, jej treści oraz okoliczności konkretnej sytuacji. Nie można więc automatycznie przyjąć, że każda rezygnacja klienta zawsze oznacza obowiązek bezwarunkowego zwrotu całej zaliczki i wyłącza wszystkie inne roszczenia usługodawcy.
Zadatek – co to jest?
Zadatek jest świadczeniem, z którym ustawa wiąże szczególne skutki w razie wykonania albo niewykonania umowy. W przeciwieństwie do zwykłej zaliczki może pełnić funkcję zabezpieczającą dla obu stron.
Zadatek jest uregulowany w art. 394 Kodeksu cywilnego:
§ 1. W braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.
§ 2. W razie wykonania umowy zadatek ulega zaliczeniu na poczet świadczenia strony, która go dała; jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi.
§ 3. W razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. To samo dotyczy wypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.
Zadatek a zwrot pieniędzy w przypadku niewykonania umowy
Jeżeli umowa zostanie prawidłowo wykonana, zadatek zalicza się na poczet świadczenia strony, która go wpłaciła. Jeśli takie zaliczenie nie jest możliwe, zadatek podlega zwrotowi.
Jeżeli natomiast do niewykonania umowy dochodzi z przyczyn, za które odpowiada jedna ze stron, druga strona może skorzystać ze skutków określonych w art. 394 Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że po skutecznym odstąpieniu od umowy strona, która otrzymała zadatek, może go zachować, a strona, która go wpłaciła, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.
Jeśli umowa zostanie rozwiązana albo jej niewykonanie jest skutkiem okoliczności, za które żadna ze stron nie odpowiada lub odpowiadają obie strony, zadatek powinien zostać zwrócony bez obowiązku zapłaty jego dwukrotności.
Przykład
Jesteś graficzką i przyjęłaś zlecenie wykonania identyfikacji wizualnej dla marki odzieżowej. Ustaliliście z klientem, że Twoje wynagrodzenie wyniesie 8.000,00 zł brutto. W umowie zastrzegliście zadatek w wysokości 2.000,00 zł, płatny w terminie 3 dni od dnia podpisania umowy.
Zadatek został zapłacony i teraz rozważmy trzy możliwości:
- Przystępujesz do pracy projektowej i prawidłowo realizujesz zlecenie w ustalonym wcześniej terminie – wpłacony przez klienta zadatek zaliczany jest na poczet Twojego wynagrodzenia, a klient po zakończeniu zlecenia dopłaca różnicę między wpłaconym zadatkiem a ustalonym wynagrodzeniem.
- Klient nie wykonuje umowy z przyczyn, za które odpowiada. Jeżeli spełnione są przesłanki z art. 394 Kodeksu cywilnego i skutecznie odstąpisz od umowy, możesz zachować otrzymany zadatek.
- To Ty nie wykonujesz umowy z przyczyn, za które odpowiadasz. Jeżeli klient skorzysta z uprawnień wynikających z art. 394 Kodeksu cywilnego i odstąpi od umowy, może żądać sumy odpowiadającej dwukrotności wpłaconego zadatku.
Jakie są różnice między zaliczką a zadatkiem?
Intuicyjnie pewnie czujesz już różnice między zaliczką a zadatkiem, nie zaszkodzi jednak ich powtórzyć.
| Zaliczka | Zadatek |
|---|---|
| Przedpłata na poczet produktu lub usługi | Świadczenie, z którym art. 394 Kodeksu cywilnego wiąże szczególne skutki w razie wykonania lub niewykonania umowy |
| Sama w sobie nie daje zabezpieczenia charakterystycznego dla zadatku | Może zabezpieczać interes obu stron umowy |
| W przypadku zakończenia umowy co do zasady podlega rozliczeniu, a jej zwrot zależy również od podstawy zakończenia umowy i pozostałych roszczeń stron | W określonych sytuacjach może zostać zatrzymany albo skutkować obowiązkiem zapłaty sumy dwukrotnie wyższej |
| Strony mogą określić jej wysokość w umowie | Kodeks cywilny nie określa sztywnej maksymalnej wysokości zadatku. Jego wysokość ustalają strony, z uwzględnieniem ogólnych zasad prawa i, w odpowiednich przypadkach, ochrony konsumenta |
Co jest korzystniejsze – zadatek czy zaliczka?
Nie da się przyjąć, że zadatek jest zawsze korzystniejszy od zaliczki. Zadatek daje usługodawcy silniejsze zabezpieczenie na wypadek niewykonania umowy przez klienta, ale działa w obie strony.
Jeśli to Ty będziesz odpowiadać za niewykonanie umowy, klient może, po spełnieniu przesłanek określonych w art. 394 Kodeksu cywilnego, żądać sumy dwukrotnie wyższej od wpłaconego zadatku.
Dlatego wybór między zadatkiem a zaliczką powinien zależeć przede wszystkim od rodzaju współpracy, ryzyka związanego z rezerwacją terminu, wartości umowy oraz tego, w jaki sposób chcesz zabezpieczyć interesy obu stron.
Dlaczego w niektórych umowach warto rozważyć zadatek?
Po pierwsze, klient mając świadomość skutków związanych z zadatkiem, może ostrożniej podchodzić do rezygnacji z wcześniej zarezerwowanego terminu. Ma to szczególne znaczenie w usługach, w których rezerwujesz dla jednej osoby konkretny dzień lub wiele godzin pracy.
Po drugie, przy spełnieniu warunków określonych w art. 394 Kodeksu cywilnego zadatek może umożliwić Ci zatrzymanie otrzymanej kwoty w przypadku niewykonania umowy przez klienta.
Po trzecie, jeśli wykonujesz usługi wymagające wcześniejszych przygotowań, blokowania kalendarza lub rozpoczęcia pracy jeszcze przed terminem finalnej realizacji, warto szczególnie dokładnie uregulować zasady rezygnacji i płatności.
Takie kwestie pojawiają się np. przy współpracy opisanej w artykule o tym, co powinna zawierać umowa z wizażystką, a także przy ustalaniu warunków, jakie powinna regulować umowa usługodawcy ślubnego.
Uwaga na umowy zawierane z konsumentami na odległość
Jeżeli zawierasz umowę z konsumentem na odległość albo poza lokalem przedsiębiorstwa, musisz dodatkowo uwzględnić przepisy ustawy o prawach konsumenta dotyczące odstąpienia od umowy.
Jeżeli konsument zażąda rozpoczęcia wykonywania usługi przed upływem terminu na odstąpienie, a następnie skutecznie odstąpi od umowy, może być zobowiązany do zapłaty kwoty proporcjonalnej do zakresu świadczenia wykonanego do chwili odstąpienia. Dlatego zasad dotyczących zaliczki lub zadatku nie należy analizować w oderwaniu od przepisów konsumenckich.
Jak prawidłowo wpisać zaliczkę lub zadatek w umowie?
Przy sporządzaniu umów warto jednoznacznie określić, czy kwota wpłacana przez klienta ma być zaliczką, czy zadatkiem oraz jakie zasady będą dotyczyły jej rozliczenia.
Dla prawidłowego uregulowania zaliczki lub zadatku w umowie powinnaś pamiętać o:
- wskazaniu wprost, czy chodzi o zaliczkę, czy zadatek oraz określeniu wysokości, np. „Strony ustalają, że Zamawiający wpłaci na rzecz Wykonawcy zadatek w wysokości x zł.”
- wskazaniu terminu oraz sposobu płatności, np. „Zadatek zostanie wpłacony na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie x dni od dnia podpisania umowy.”
- określeniu zasad rozliczenia wpłaconej kwoty, z uwzględnieniem charakteru zaliczki albo skutków zadatku wynikających z art. 394 Kodeksu cywilnego.
Przy okazji przygotowywania dokumentu warto również sprawdzić, jak prawidłowo oznaczyć strony w umowie oraz jak podpisać umowę.
Co, jeśli nie określę w umowie, czy wpłacana kwota jest zadatkiem, czy zaliczką?
Nie można automatycznie przyjąć, że każda kwota wpłacona przed wykonaniem umowy jest zadatkiem. O charakterze wpłaty decydują przede wszystkim ustalenia stron, treść umowy i okoliczności danej sprawy.
Dlatego najlepiej jednoznacznie wskazać w umowie, czy dana kwota jest zaliczką, czy zadatkiem oraz określić zasady jej rozliczenia. Brak jasnych postanowień może prowadzić do sporu o charakter wpłaty oraz o to, czy kwota powinna zostać zwrócona, zatrzymana albo rozliczona w inny sposób.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy zaliczka jest zwrotna?
Zaliczka co do zasady podlega rozliczeniu po zakończeniu stosunku umownego, ale nie należy przyjmować, że w każdym przypadku i bez względu na okoliczności przedsiębiorca musi automatycznie zwrócić całą wpłaconą kwotę. Znaczenie mają treść umowy, sposób jej zakończenia i ewentualne inne roszczenia stron.
Czy zadatek zawsze przepada?
Nie. Zadatek może zostać zatrzymany, jeżeli spełnione są przesłanki określone w art. 394 Kodeksu cywilnego, w szczególności gdy niewykonanie umowy nastąpiło z przyczyn, za które odpowiada druga strona, a uprawniona strona skutecznie odstąpi od umowy.
Jeżeli umowa zostanie rozwiązana albo niewykonanie nastąpi wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie odpowiada lub odpowiadają obie strony, zadatek powinien zostać zwrócony.
Jak wysoki może być zadatek?
Kodeks cywilny nie określa sztywnej maksymalnej wysokości zadatku. Jego wysokość ustalają strony umowy. Trzeba jednak pamiętać, że wysokość zadatku może podlegać ocenie w świetle ogólnych zasad prawa, a w relacjach z konsumentami również przepisów dotyczących ochrony konsumenta.
Jeżeli chcesz mieć pewność, że zasady płatności, rezygnacji i odpowiedzialności są prawidłowo zapisane w Twojej umowie, możesz skorzystać z pomocy adwokata dla biznesu online lub skontaktować się ze mną.
