Polityka prywatności Sklepu i Strony

Ktoś pisze do Ciebie przez formularz. Klient kupuje produkt w sklepie. Ktoś inny podaje e-mail, żeby pobrać darmowego PDF-a albo zapisać się na newsletter.

W każdej z tych sytuacji przetwarzasz dane osobowe, a to oznacza, że musisz poinformować użytkowników, co się z nimi dzieje, po co je zbierasz, komu możesz je przekazać i jak długo będziesz je przechowywać.

Najprościej zrobić to w polityce prywatności. 

Jako adwokatka wspierająca biznesy online przygotuję dla Ciebie dokument szyty na miarę. Taki, który precyzyjnie odpowiada Twoim procesom sprzedażowym, marketingowym i narzędziom, z których faktycznie korzystasz na co dzień.

Czy polityka prywatności jest obowiązkowa?

Co ciekawe, RODO wcale nie używa wprost słów „polityka prywatności”. Nie oznacza to jednak, że możesz pominąć informacje o przetwarzaniu danych. Przepisy nakładają na Ciebie obowiązek informacyjny, a polityka prywatności jest jednym z najwygodniejszych sposobów, żeby zebrać wymagane informacje w jednym miejscu.

Kiedy na 100% jej potrzebujesz?
Gdy na Twojej stronie działa choćby jeden z tych elementów:

  • formularz kontaktowy lub zapis na newsletter,
  • sklep internetowy lub opcja założenia konta,
  • narzędzia analityczne i reklamowe (np. Google Analytics).

Polityka prywatności może nie być potrzebna na stronie, która nie zbiera danych osobowych użytkowników ani nie korzysta z rozwiązań pozwalających ich identyfikować. Jednak we współczesnym marketingu online takie strony zdarzają się bardzo rzadko. Warto również zadbać o dobry regulamin sklepu internetowego lub strony.

Co powinna zawierać polityka prywatności?

Polityka prywatności powinna odpowiadać na najważniejsze pytania użytkownika: kto zbiera jego dane, po co to robi, jak długo je przechowuje, komu je przekazuje i jakie ma prawa osoba, której dane dotyczą.

Dlatego w dokumencie trzeba opisać m.in.:

  • kto jest administratorem danych i jak można się z nim skontaktować,
  • w jakich celach przetwarzasz dane i na jakiej podstawie prawnej,
  • jakie dane zbierasz w poszczególnych procesach,
  • komu możesz je przekazywać, np. operatorom płatności, kurierom, księgowości, hostingowi czy systemom mailingowym,
  • jak długo je przechowujesz,
  • czy dane trafiają poza EOG,
  • jakie prawa ma osoba, której dane dotyczą,
  • czy stosujesz profilowanie lub inne formy automatycznego przetwarzania.

To jednak dopiero punkt wyjścia. Zakres polityki zależy od tego, jaką stronę prowadzisz, z jakich narzędzi korzystasz i w ilu miejscach zbierasz dane użytkowników.

Polityka prywatności strony internetowej

Polityka prywatności strony internetowej musi uwzględniać wszystkie miejsca, w których użytkownik zostawia dane albo w których są one zbierane automatycznie.

Dotyczy to m.in. formularza kontaktowego, zapisu na newsletter, komentarzy, konta użytkownika, ale także plików cookies i narzędzi analitycznych czy reklamowych, jeśli korzystasz np. z Google Analytics. Polityka powinna współgrać również z banerem dot. plików cookies i ustawieniami zgód marketingowych.

Jeśli pozyskujesz klientów przez Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok czy inne platformy, część procesów związanych z danymi odbywa się także poza Twoją stroną. Polityka prywatności powinna uwzględniać również te miejsca, jeśli rzeczywiście korzystasz z nich do kontaktu i sprzedaży.

Jeśli nie jesteś pewny zgodności Twojej strony z obecnymi przepisami, rozważ Audyt RODO swojego biznesu.

Polityka prywatności sklepu internetowego

Polityka prywatności sklepu internetowego musi obejmować znacznie więcej procesów niż dokument dla zwykłej strony firmowej.

Jako właściciel e-sklepu przetwarzasz dane niemal na każdym kroku: przy rejestracji konta, składaniu zamówienia, płatnościach, wysyłce, fakturowaniu, zwrotach, reklamacjach, odzyskiwaniu porzuconych koszyków czy zbieraniu opinii.

Do tego dochodzą zewnętrzni partnerzy, którzy pomagają Ci spiąć całą sprzedaż:

  • bramki płatnicze i firmy kurierskie,
  • biuro rachunkowe,
  • systemy CRM oraz dostawcy narzędzi marketingowych.

Dlatego polityka prywatności sklepu musi dokładnie odzwierciedlać to, jak wygląda Twoje zaplecze sprzedaży. Tym samym, każda zmiana bramki płatniczej, wdrożenie nowego systemu mailingowego czy dodanie kolejnego kuriera może oznaczać konieczność aktualizacji tego dokumentu. Jeśli chcesz, mogę wykonać audyt prawny strony i sklepu aby mieć pewność, że wszystkie dokumenty są prawidłowo przygotowane.

Polityka prywatności – wzór od Prawnika

Potrzebujesz sprawdzonych dokumentów na już czy wolisz oddać temat w ręce adwokatki i mieć pełne, indywidualne wsparcie? 

Wybierz rozwiązanie dopasowane do swoich potrzeb!

Oferuję również pełną obsługę prawną e-commerce Wrocław.

Kancelaria Adwokacka – gotowe wzory polityki prywatności

Jeśli chcesz zabezpieczyć firmę własnymi siłami, postaw na przygotowane przeze mnie wzory dokumentów z instrukcją wdrożenia krok po kroku. Politykę prywatności znajdziesz w moich dwóch flagowych pakietach:

  • Pakiet Legalna Sprzedaż i Marketing – idealny, jeśli zbierasz maile, wypuszczasz lead magnety, prowadzisz mały e-sklep, tworzysz webinary albo sprzedajesz usługi i produkty cyfrowe.
  • Pakiet Legalna Sprzedaż Online – zestaw dokumentów do sprzedaży internetowej, stworzony specjalnie z myślą o sklepach internetowych i e-commerce.

Polityka prywatności przygotowana indywidualnie

ZAMAWIAM INDYWIDUALNĄ POLITYKĘ PRYWATNOŚCI

Masz nietypowy lejek sprzedażowy, korzystasz ze skomplikowanych integracji albo po prostu chcesz oddelegować przygotowanie polityki komuś, kto bardziej się na tym zna?

Chętnie przeanalizuję Twoją stronę, wpięte narzędzia oraz ścieżki zapisu i przygotuję dokument stworzony wyłącznie dla Ciebie.

Opinie

Co mówią osoby, które już ze mną współpracowały

    • Z całą odpowiedzialnością polecam współpracę z Ewą. To jest osoba, której naprawdę można prawnie zaufać, a dodatkowo jak coś wytłumaczy, opisze to można to zrozumieć(!), co wcale nie jest takie oczywiste we współpracy z prawnikiem.
      Mnie specjalnie ujęło zaangażowanie i kompleksowość z jaką Ewa podchodzi do spraw klientów.
      Z takimi właśnie osobami chciałam pracować otwierając własną firmę.
      Anna Jarzębska
      mentorka, psycholog
    • Współpraca z Ewą była czystą przyjemnością – konkretna, rzeczowa i bardzo merytoryczna. Pomogła mi stworzyć politykę prywatności i regulamin mojej strony w sposób przejrzysty, dopasowany do specyfiki mojej działalności w branży kreatywnej. Doceniam jej umiejętność tłumaczenia z „języka prawniczego” na zrozumiały, ludzki komunikat oraz uważność na detale związane z prawem własności intelektualnej.
      Zdecydowanie polecam każdemu twórcy, który chce uporządkować kwestie prawne w swoim biznesie.
      Monika Jakimiuk
      fotograf
    • Wcześniej bałam się współpracy z prawnikami. Obawiałam się, że i tak nic nie zrozumiem, a ciągłe dopytywanie byłoby uciążliwe. Z Ewą jest zupełnie inaczej ❤️ Wszystko było jasne, przedstawione ludzkim językiem, a ja nie bałam pytać. Jeśli prawne aspekty, to tylko z Ewą. Nie minęło dużo czasu, a już wróciłam z prośbą o przygotowanie dokumentów 💥
      Natalia Wąsik
      lektorka języka niemieckiego

FAQ: polityka prywatności

Polityka prywatności to dokument, w którym administrator wyjaśnia, jakie dane osobowe zbiera, w jakich celach i na jakiej podstawie je przetwarza, komu je przekazuje oraz jakie prawa przysługują użytkownikowi.

RODO nie nakazuje posiadania dokumentu o nazwie „polityka prywatności”, ale wymaga realizacji obowiązku informacyjnego. Polityka prywatności strony internetowej jest jednym z najczęściej stosowanych sposobów przekazania tych informacji użytkownikom.

Polityka prywatności jest potrzebna przede wszystkim wtedy, gdy zbierasz dane przez formularze, newsletter, konto użytkownika lub sklep internetowy albo korzystasz z narzędzi analitycznych i reklamowych przetwarzających dane użytkowników.

Polityka prywatności powinna wskazywać m.in. administratora danych, cele i podstawy przetwarzania, zakres zbieranych danych, odbiorców danych, okres przechowywania, prawa użytkowników oraz informacje o profilowaniu i przekazywaniu danych poza EOG.

Najpierw należy zidentyfikować wszystkie procesy, w których strona lub sklep internetowy zbiera dane osobowe. Następnie politykę prywatności trzeba dostosować do wykorzystywanych formularzy, płatności, dostaw, newslettera, cookies oraz narzędzi analitycznych i marketingowych.

Nie, choć pojęcia te są powiązane. RODO jest aktem prawnym określającym zasady ochrony danych osobowych, natomiast polityka prywatności jest dokumentem służącym m.in. realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z RODO.

Problemem nie jest sam brak dokumentu o nazwie „polityka prywatności”, lecz niewykonanie obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO. Może to stanowić naruszenie przepisów o ochronie danych i prowadzić do działań organu nadzorczego (UODO).

Koszt przygotowania polityki prywatności zależy od liczby procesów przetwarzania danych, rodzaju strony lub sklepu oraz wykorzystywanych narzędzi i integracji. Prosta strona firmowa wymaga zwykle mniejszego zakresu analizy niż rozbudowany sklep internetowy.