Audyt RODO Wrocław – czy Twoja firma naprawdę działa zgodnie z RODO?

Masz politykę prywatności, klauzule informacyjne i kilka procedur, ale nie masz pewności, czy nadal odpowiadają temu, jak działa Twoja firma?

Być może od wdrożenia RODO minęło już kilka lat, a w międzyczasie pojawili się nowi pracownicy, podwykonawcy, narzędzia, system CRM, newsletter albo kolejne procesy sprzedażowe?

To właśnie w takich sytuacjach przydaje się audyt RODO Wrocław. Pozwala sprawdzić, czy dokumentacja, obowiązujące procedury i rzeczywisty sposób przetwarzania danych osobowych są ze sobą spójne oraz gdzie pojawiają się ewentualne luki lub zagrożenia dla ochrony danych.

Na czym polega audyt zgodności z RODO?

Audyt zgodności z RODO to kompleksowe sprawdzenie, czy sposób przetwarzania danych osobowych w Twojej firmie odpowiada wymaganiom prawa i czy rzeczywiście proces ten odbywa tak, jak powinien.

Moim punktem wyjścia do przeprowadzenia audytu jest zlokalizowanie procesów związanych z danymi. To znaczy ustalenia, jakie dane zbierasz, od kogo, w jakim celu, na jakiej podstawie, gdzie są przechowywane, kto ma do nich dostęp i komu są przekazywane.

Audyt RODO obejmuje przede wszystkim obszar prawny i organizacyjny, ale uwzględnia również stosowane w firmie zabezpieczenia techniczne. Sprawdzam dokumentację, regulaminy, procedury, podstawy prawne przetwarzania, relacje z podmiotami zewnętrznymi oraz to, jakie środki stosujesz w celu zabezpieczenia danych.

Jako adwokatka patrzę na audyt szerzej, niż tylko przez pryzmat formalnej zgodności. Moim celem jest ustalenie, gdzie pojawiają się luki, niespójności lub potencjalne ryzyka naruszeń i które obszary wymagają uporządkowania.

Dzięki dobrze przeprowadzonemu audytowi ochrony danych osobowych we Wrocławiu dowiesz się nie tylko, czy firma spełnia wymogi RODO, ale też co warto poprawić, by system ochrony danych był spójny, aktualny i możliwy do stosowania w praktyce.

Najczęstsze problemy, które ujawnia audyt ochrony danych osobowych

Audyt ochrony danych osobowych pozwala uporządkować najważniejsze obszary związane z przetwarzaniem danych i wskazać problemy, które mogą zwiększać ryzyko naruszeń lub odpowiedzialności po stronie firmy.

Najczęściej dotyczą one m.in.:

nieaktualnej dokumentacji lub polityki prywatności, która nie nadąża za nowymi procesami, usługami czy narzędziami wykorzystywanymi w firmie,

braku lub niepełnych analiz ryzyka, testów równowagi czy ocen skutków dla ochrony danych,

nieuporządkowanego dostępu do danych i zbyt szerokich uprawnień pracowników lub współpracowników,

braków w umowach powierzenia danych tam, gdzie są one wymagane, np. przy współpracy z niektórymi dostawcami IT, SaaS, księgowością czy podwykonawcami,

nieprawidłowych zgód marketingowych i podstaw prawnych przetwarzania danych,

braku procedury reagowania na incydenty, co utrudnia ocenę ryzyka, ustalenie, czy naruszenie wymaga zgłoszenia do UODO oraz (jeśli taki obowiązek powstanie) dochowanie terminu 72 godzin,

niewystarczającego przygotowania pracowników, którzy mają dostęp do danych, ale nie wiedzą, jak reagować w konkretnych sytuacjach,

braku bieżącego nadzoru nad RODO, przez co kolejne zmiany w firmie stopniowo zwiększają rozbieżność między dokumentacją a praktyką.

Jak widzisz, częstym problemem wcale nie jest całkowity brak RODO, ale to, że wdrożenie sprzed kilku lat przestało odpowiadać temu, jak firmy działają dzisiaj. 

Przeprowadzając audyt, można te rozbieżności uporządkować i wskazać, które z nich wymagają reakcji w pierwszej kolejności.

Czy i kiedy warto przeprowadzić audyt zgodności z RODO we Wrocławiu?

RODO nie nakłada wprost obowiązku przeprowadzania audytu w określonych odstępach czasu. Nakłada jednak na Ciebie, jako administratora danych, obowiązek rozliczalności, czyli konieczność wykazania, że przetwarzasz dane zgodnie z prawem i stosujesz odpowiednie zabezpieczenia. 

Audyt i raport z jego wyników pomagają udokumentować, w jaki sposób firma realizuje obowiązki wynikające z RODO oraz wskazać obszary wymagające zmian.

Dlatego audyt zgodności z RODO warto przeprowadzić przede wszystkim wtedy, gdy:

  • Nigdy wcześniej nie sprawdzałeś kompleksowo RODO w swojej firmie we Wrocławiu, albo dokumentację przygotowano kilka lat temu i od tego czasu nikt jej nie aktualizował;
  • Twoja firma się rozrosła – zatrudniasz pracowników, korzystasz z większej liczby podwykonawców albo zmieniłeś sposób organizacji pracy;
  • Wdrażasz nowe narzędzie lub system, np. CRM, platformę mailingową, system HR, rozwiązanie SaaS albo nowe oprogramowanie, w którym będą przetwarzane dane;
  • Uruchamiasz nowy proces biznesowy, np. rekrutację, newsletter, kampanię marketingową, sklep internetowy, program lojalnościowy czy monitoring;
  • Zmieniasz model biznesowy lub sposób sprzedaży i zaczynasz zbierać inne dane albo wykorzystywać je w nowych celach;
  • Doszło do wycieku, utraty danych lub innego incydentu i chcesz ustalić jego przyczynę oraz zabezpieczyć firmę przed powtórzeniem podobnej sytuacji;
  • Spodziewasz się kontroli UODO i chcesz przed nią zweryfikować obszary, które mogą wymagać poprawy.

Audytu RODO nie przeprowadzasz „raz na zawsze”. Częstotliwość przeglądów powinna odpowiadać temu, jak szybko zmienia się Twój biznes i jak duże ryzyko wiąże się z przetwarzaniem danych. Nowy system, znacząca zmiana procesów, szybki rozwój zespołu czy incydent związany z danymi to sygnały, że nie warto czekać na kolejny zaplanowany przegląd.

Jeśli prowadzisz sklep internetowy lub posiadasz stronę – rozważ Audyt strony internetowej oraz sklepu.

Jak wygląda audyt RODO w SNADNO?

Audyt przeprowadzam tak, żeby Ciebie i Twój zespół zaangażować tylko tam, gdzie jest to rzeczywiście potrzebne. Większość procesu może odbyć się zdalnie.

1. Ustalamy zakres audytu

Na początku poznaję Twój biznes, jego strukturę i najważniejsze procesy związane z danymi. Ustalamy też, jakie dokumenty i informacje będą potrzebne oraz kto po Twojej stronie będzie osobą kontaktową.

2. Analizuję procesy i dokumentację

Następnie sprawdzam m.in. sposób zbierania i wykorzystywania danych, obowiązujące procedury, rejestry, klauzule, umowy powierzenia oraz inne dokumenty związane z ochroną danych.

3. Sprawdzam, jak firma rzeczywiście pracuje z danymi

W razie potrzeby rozmawiam z osobami odpowiedzialnymi za konkretne obszary, np. sprzedaż, marketing, HR czy obsługę klienta. Sprawdzam, gdzie pojawiają się niespójności lub ryzyko naruszeń.

4. Otrzymujesz raport i konkretne rekomendacje

Na końcu dostajesz podsumowanie zidentyfikowanych problemów wraz z priorytetami i planem dalszych działań. Wiesz więc nie tylko, co wymaga poprawy, ale też od czego najlepiej zacząć.

SKONTAKTUJ SIĘ

Audyt RODO w Firmie – Pomoc Prawnika

Przeprowadzę audyt, wskażę obszary wymagające zmian i, jeśli tego potrzebujesz, pomogę Ci również wdrożyć rekomendacje.

Zajmę się aktualizacją dokumentów, przygotowaniem brakujących procedur i wdrożeniem rekomendowanych zmian – tak żebyś nie musiał sam “przekopywać” się przez raport.

Skontaktuj Się

Po audycie zwykle okazuje się, że część rzeczy trzeba poprawić, część uzupełnić, a kilka tematów po prostu uporządkować. Problem w tym, że w codziennym prowadzeniu firmy takie zadania łatwo spadają na koniec listy…

Dlatego mogę pomóc Ci również po audycie!

Dzięki temu audyt nie kończy się na liście problemów. Możesz od razu przejść do ich uporządkowania i wdrożenia potrzebnych zmian.

Opinie

Co mówią osoby, które już ze mną współpracowały

    • Z całą odpowiedzialnością polecam współpracę z Ewą. To jest osoba, której naprawdę można prawnie zaufać, a dodatkowo jak coś wytłumaczy, opisze to można to zrozumieć(!), co wcale nie jest takie oczywiste we współpracy z prawnikiem.
      Mnie specjalnie ujęło zaangażowanie i kompleksowość z jaką Ewa podchodzi do spraw klientów.
      Z takimi właśnie osobami chciałam pracować otwierając własną firmę.
      Anna Jarzębska
      mentorka, psycholog
    • Współpraca z Ewą była czystą przyjemnością – konkretna, rzeczowa i bardzo merytoryczna. Pomogła mi stworzyć politykę prywatności i regulamin mojej strony w sposób przejrzysty, dopasowany do specyfiki mojej działalności w branży kreatywnej. Doceniam jej umiejętność tłumaczenia z „języka prawniczego” na zrozumiały, ludzki komunikat oraz uważność na detale związane z prawem własności intelektualnej.
      Zdecydowanie polecam każdemu twórcy, który chce uporządkować kwestie prawne w swoim biznesie.
      Monika Jakimiuk
      fotograf
    • Wcześniej bałam się współpracy z prawnikami. Obawiałam się, że i tak nic nie zrozumiem, a ciągłe dopytywanie byłoby uciążliwe. Z Ewą jest zupełnie inaczej ❤️ Wszystko było jasne, przedstawione ludzkim językiem, a ja nie bałam pytać. Jeśli prawne aspekty, to tylko z Ewą. Nie minęło dużo czasu, a już wróciłam z prośbą o przygotowanie dokumentów 💥
      Natalia Wąsik
      lektorka języka niemieckiego

FAQ: Audyt zgodności z RODO Wrocław

Audyt RODO to kompleksowa weryfikacja, czy sposób przetwarzania danych osobowych w organizacji jest zgodny z RODO oraz czy dokumentacja, procedury i praktyka są ze sobą spójne.

Audyt ochrony danych osobowych obejmuje ocenę procesów związanych z danymi, podstaw prawnych ich przetwarzania, dokumentacji, uprawnień, zabezpieczeń oraz współpracy z podmiotami zewnętrznymi.

Audyt RODO polega na identyfikacji procesów przetwarzania danych, analizie dokumentacji i procedur oraz wykryciu luk, niezgodności i ryzyk wymagających poprawy.

RODO nie nakłada ogólnego obowiązku przeprowadzania audytu RODO w określonych terminach. Administrator musi jednak wykazać zgodność przetwarzania z RODO, a audyt zgodności z RODO jest jednym ze sposobów weryfikacji i dokumentowania tej zgodności.

Audyt RODO warto rozpocząć od mapowania procesów przetwarzania danych, a następnie sprawdzić podstawy prawne, dokumentację, obowiązki informacyjne, umowy powierzenia, uprawnienia dostępu, zabezpieczenia oraz procedury reagowania na naruszenia.

Audyt RODO zaczyna się od określenia jego zakresu i zebrania dokumentacji. Następnie analizuje się procesy przetwarzania danych, identyfikuje niezgodności i ryzyka, a na końcu przygotowuje raport z rekomendacjami i kolejnością działań naprawczych.

RODO nie wskazuje jednej obowiązkowej częstotliwości audytów. Audyt zgodności z RODO warto powtarzać po istotnych zmianach w organizacji, wdrożeniu nowych systemów, zmianie procesów lub po incydencie związanym z danymi.

Audyt RODO może przeprowadzić osoba posiadająca odpowiednią wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych, np. prawnik, specjalista ds. RODO lub zewnętrzny audytor. Ważne jest, aby analiza obejmowała zarówno wymogi prawne, jak i rzeczywiste procesy w organizacji. Kancelaria prawna SNADNO jest dobrym wyborem do wykonania audytu.

Koszt audytu RODO zależy m.in. od wielkości organizacji, liczby procesów przetwarzania danych, zakresu dokumentacji oraz stopnia skomplikowania działalności. Cena jest więc zwykle ustalana indywidualnie po określeniu zakresu audytu.