Umowa stanowi podstawę stosunku prawnego, który nawiązujesz z klientem lub kontrahentem – powinna być dla Was jasna, zrozumiała i przede wszystkim wiążąca. Podpisanie przygotowanej umowy to moment, w którym Wasze ustalenia nabierają mocy prawnej.
W dzisiejszych czasach nie każdy nasz podpis musi być odręczny – mamy do dyspozycji wiele rozwiązań technicznych, które pozwalają na elektroniczne zawieranie wiążących umów na odległość.
W tym artykule wyjaśnię:
- jakie są najpopularniejsze formy podpisów,
- w jakich sytuacjach można z nich korzystać,
- jak prawidłowo opisać datę i miejsce podpisania umowy przy podpisach elektronicznych,
- czy umowę można podpisać w dwóch formach jednocześnie.
Zanim przejdziesz do podpisania dokumentu, warto również sprawdzić, jak prawidłowo oznaczyć strony w umowie.
1. Podpis własnoręczny (tradycyjny)
Odręczne złożenie podpisu na umowie papierowej – tutaj nie trzeba wiele tłumaczyć. Podpis powinien umożliwiać identyfikację autora. Niekoniecznie musi być czytelny, ale wówczas należy zamieścić go pod wskazaniem imienia i nazwiska bądź pieczątki.
Przy sporządzaniu umów warto od razu określić, w jakiej formie strony będą je podpisywać.
Kiedy możemy go użyć?
- Zawsze, gdy czynność nie wymaga szczególnej formy (np. aktu notarialnego).
2. Podpis elektroniczny
Pod pojęciem podpisu elektronicznego kryją się w zasadzie trzy rodzaje podpisów: zwykły, zaawansowany oraz kwalifikowany.
1. Zwykły podpis elektroniczny
- Może to być np. skan odręcznego podpisu wklejony do pliku PDF.
- Nie jest równoważny podpisowi własnoręcznemu (nie można w tym przypadku mówić o zachowaniu formy pisemnej w myśl kodeksu cywilnego), ale może mieć wartość dowodową.
- Stosujemy go w obrocie prywatnym, przy niskim poziomie ryzyka, niezalecany przy umowach z klientami czy kontrahentami.
2. Zaawansowany podpis elektroniczny
- Jest przypisany wyłącznie do podpisującego i pozwala go zidentyfikować.
- Wymaga użycia specjalnych narzędzi, ale nie musi pochodzić od kwalifikowanego dostawcy.
- Dokument podpisany w ten sposób nie jest równoważny z dokumentem w formie pisemnej.
- W praktyce niniejszy podpis spotkamy najrzadziej.
3. Kwalifikowany podpis elektroniczny
- Najwyższy poziom bezpieczeństwa.
- W świetle obowiązującego prawa jest równoważny z podpisem własnoręcznym.
- Wymaga certyfikatu od kwalifikowanego dostawcy i specjalnego urządzenia (np. USB lub karta z czytnikiem).
- Można nim podpisać niemal każdą umowę, nawet taką, dla której wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności.
3. Podpis przez Profil Zaufany (ePUAP)
- Darmowe narzędzie dostępne w Polsce, mające na celu umożliwienie podpisywania dokumentów kierowanych do organów administracji.
- Podpis zaufany nie jest jednak równoważny z kwalifikowanym podpisem elektronicznym (nie będzie spełniać wymogów formy pisemnej).
4. Jak wskazywać datę i miejsce zawarcia umowy w przypadku podpisów elektronicznych bądź wymiany papierowych egzemplarzy?
- Data podpisania jest zapisywana automatycznie w pliku i w certyfikacie podpisu, nie ma więc konieczności wskazywania daty odrębnie w dokumencie.
- Wskazywanie miejsca zawarcia umowy nie jest konieczne, chyba że mamy do czynienia ze stosunkami międzynarodowymi. Niezależnie od tego, zawsze można przyjąć, iż zgodnie z art. 70 § 2 kodeksu cywilnego – miejscem zawarcia umowy jest miejsce zamieszkania bądź siedziby podmiotu składającego ofertę.
W sytuacji, gdy nie mamy pewności, że druga strona złoży podpis tego samego dnia, warto dodać w umowie następujące postanowienie:
„Umowę uznaje się za zawartą w dniu złożenia podpisu elektronicznego przez ostatnią ze Stron.”
Podobna klauzula będzie miała zastosowanie również w sytuacji, gdy Strony decydują się podpisać umowę własnoręcznie, bez fizycznego spotkania – co wymaga przesłania egzemplarza pocztą czy np. kurierem. Wówczas w umowie nie wskazujemy konkretnej daty zawarcia, a jedynie następującą klauzulę:
„Umowę uznaje się za zawartą w dniu złożenia podpisu przez ostatnią ze Stron.”
5. Czy strony umowy mogą złożyć podpisy w innych formach?
W praktyce często spotykamy się z pytaniem, czy jest możliwe, aby jedna strona podpisała umowę odręcznie, a druga elektronicznie. Odpowiedź brzmi: TAK. Trzeba jednak pamiętać o spełnieniu kilku podstawowych wymogów:
- Podpis elektroniczny musi być podpisem kwalifikowanym.
- Strony umową wymieniają się podpisanymi egzemplarzami umowy – tj. Strona A podpisuje umowę odręcznie w dwóch egzemplarzach i fizycznie przekazuje go Stronie B. Strona B podpisuje umowę w formie elektronicznej i przesyła ją elektronicznie Stronie A.
- Każda ze Stron zobowiązana jest przechowywać egzemplarz elektroniczny oraz papierowy.
Jeżeli umowę zawierasz z innym przedsiębiorcą, warto również sprawdzić zasady dotyczące umów B2B.
Sam podpis nie kończy jednak życia umowy. Jeśli po jej zawarciu trzeba zmienić wcześniejsze ustalenia, sprawdź również, jak wprowadzić zmiany do umowy zgodnie z prawem.
Podsumowanie
Dzięki możliwościom technicznym podpisywanie umów na odległość stało się dla nas o wiele łatwiejsze i dużo bardziej elastyczne. Pamiętaj jednak, że mimo wszystko wciąż obowiązują nas podstawowe wymogi, o których mowa powyżej.
Jeśli będziesz potrzebować indywidualnej porady od adwokata dla biznesu online czy dodatkowego wyjaśnienia – zapraszam do kontaktu!
