W świecie freelancerek, twórczyń i osób pracujących projektowo wiele współprac rozpoczyna się od… e-maila. Ale czy e-mail może zostać uznany za umowę? Czy dla własnego bezpieczeństwa nie powinnaś zawrzeć umowy na piśmie?
E-mail jako umowa – czy to działa?
W polskim prawie rozróżniamy kilka form umowy, w tym przede wszystkim formę pisemną i formę dokumentową. Forma pisemna wymaga własnoręcznego podpisu, natomiast forma dokumentowa polega na złożeniu oświadczenia w dokumencie w sposób pozwalający ustalić osobę, która je składa. Wiadomość e-mail może spełniać te warunki.
Jeśli druga strona zaakceptuje warunki współpracy przedstawione w wiadomości, np. odpowiadając, że warunki jej pasują, taki e-mail może prowadzić do zawarcia ważnej umowy w formie dokumentowej. W niektórych sytuacjach również zachowanie drugiej strony może świadczyć o przyjęciu przedstawionej oferty.
Jeżeli chcesz szerzej poznać dostępne formy zawierania umów, sprawdź też, jak podpisać umowę.
Co powinno znaleźć się w e-mailu ofertowym, by zastąpił umowę?
Aby mieć realne zabezpieczenie, Twój e-mail powinien zawierać wszystkie istotne warunki współpracy. Oto lista kluczowych elementów, które warto uwzględnić:
1. Zakres usługi
Opis usługi, jaką oferujesz – im bardziej precyzyjny, tym lepiej. Na przykład, jeśli oferujesz usługi graficzne w zakresie przygotowania logo, wskaż, że oferta obejmuje przygotowanie trzech opcji wstępnych i dalsze prace nad wybranym wariantem.
2. Cena i sposób płatności
Wskaż w sposób jasny i czytelny, jaka jest cena za Twoje usługi. Nie zapomnij o uwzględnieniu podatku VAT i wskazaniu pełnej należnej kwoty oraz sposobu i terminów zapłaty.
Jeśli oczekujesz zaliczki, zaznacz tę kwestię i uwzględnij, kiedy mają nastąpić kolejne płatności. Warto też wiedzieć, jaka jest różnica między zadatkiem a zaliczką.
3. Terminy realizacji
Określ możliwie precyzyjnie termin wykonania usługi – przez wskazanie daty lub okresu, np. „6 tygodni od otrzymania zlecenia”. Jeśli usługa obejmuje kilka kolejnych etapów, opisz je w wiadomości.
4. Liczba poprawek
W branży kreatywnej nie zapominaj o uwzględnieniu w ofercie kwestii poprawek – brak ustaleń w tym zakresie jest częstym źródłem nieporozumień. Podaj, ile rund poprawek wliczasz w cenę. Np.: „2 tury poprawek w cenie, kolejne płatne 100 zł/h”.
5. Forma przekazania efektów pracy
Uwzględnij informację o tym, w jaki sposób przekażesz efekty pracy klientowi – w jakim formacie oraz jaką drogą, np. przez WeTransfer, Google Drive czy pocztą elektroniczną.
6. Potwierdzenie warunków
Poproś klienta o potwierdzenie przedstawionych warunków, np. „Proszę o potwierdzenie, iż akceptuje Pani przedstawioną ofertę – traktuję to jako zawarcie umowy.”
Szablon e-maila ofertowego
Pamiętaj, że oferta składana klientowi musi być przejrzysta, kompletna i czytelna. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, aby warunki Twojej oferty przedstawić w punktach, tak jak w przykładowym projekcie poniżej:
Temat: Oferta sesji zdjęciowej
Dzień dobry,
Dziękuję za zainteresowanie moimi usługami. Poniżej przesyłam szczegóły oferty:
- Zakres usługi: Sesja zdjęciowa w plenerze (do 2h) w dniu 28 czerwca 2025 roku, 20 obrobionych zdjęć w formacie .jpg.
- Termin realizacji: Zdjęcia zostaną przesłane do 5 lipca 2025 roku.
- Cena: 800 zł brutto (płatność przelewem, 50% zaliczki płatne do dnia 27 czerwca 2025 roku).
- Liczba poprawek: Cena obejmuje jedną rundę poprawek w formie retuszu.
- Forma przekazania: Link do galerii online na Google Drive.
Proszę o potwierdzenie przyjęcia oferty w odpowiedzi na tę wiadomość – traktuję to jako zawarcie umowy.
Czego unikać, aby nie narobić sobie kłopotu?
- Nieprecyzyjnych sformułowań – „projekt graficzny” zamiast dokładnego opisu, brak wskazania terminów przekazania efektów pracy czy określenie ceny w sposób niekompletny.
- Braku wyraźnej prośby o potwierdzenie przyjęcia oferty – warto zadbać o jednoznaczną akceptację przedstawionych warunków.
- Ustaleń tylko przez telefon lub wiadomości głosowe – ustalenia zawarte w wiadomościach e-mail czy SMS są znacznie łatwiejsze do późniejszego wykazania w przypadku konfliktu.
- Braku informacji o dodatkowych kosztach – np. za poprawki czy ekspresową realizację. Jeśli stosujesz takie rozwiązania, klient powinien być o nich poinformowany.
Czy e-mail zawsze może zastąpić pisemną umowę?
Nie. E-mail może być skutecznym sposobem zawarcia umowy w formie dokumentowej, ale nie zastąpi formy pisemnej tam, gdzie przepisy albo wcześniejsze ustalenia stron wymagają zachowania określonej formy.
Ma to szczególne znaczenie np. przy przeniesieniu autorskich praw majątkowych, dla którego wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności.
E-mail może zastąpić umowę – ale tylko jeśli został dobrze przygotowany
Dobrze przygotowana oferta zawarta w wiadomości e-mail może być skutecznym sposobem zawarcia umowy w formie dokumentowej. Żeby tak było, musisz zwrócić uwagę na wskazane wyżej elementy oraz przede wszystkim zadbać o jasną akceptację przedstawionych warunków przez drugą stronę.
W ramach codziennej pracy z pewnością w wielu sytuacjach jesteś w stanie opierać się na ofertach opisanych wyżej. Przy bardziej skomplikowanych projektach warto jednak rozważyć sporządzanie umów dopasowanych do konkretnej współpracy.
Gdybyś miała jakiekolwiek pytania, możesz skorzystać ze wsparcia adwokata dla biznesu online albo skontaktować się ze mną.
