Prowadzenie firmy w dzisiejszym świecie oznacza funkcjonowanie w szybkim tempie. Warunki, w jakich działamy, wciąż się zmieniają, nic więc dziwnego, że trudno jest opierać długotrwałą współpracę na postanowieniach umowy bez dokonywania w nich zmian i dostosowania do nowych okoliczności.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy możliwa jest zmiana ustaleń między nimi bez podpisywania formalnego aneksu. W tym artykule wyjaśniam, czy i kiedy jest to skuteczne i dopuszczalne. Sprawdź 🙂
Jeżeli interesuje Cię szerzej cały proces aktualizacji dokumentu, sprawdź również, jak wprowadzić zmiany do umowy.
Co to właściwie jest aneks do umowy?
Aneks to dodatkowy dokument, który wprowadza zmiany w treści istniejącej już umowy albo uzupełnia ją o nowe postanowienia. Dzięki jego zawarciu strony mogą dostosować warunki współpracy do zmieniających się okoliczności.
Wiadomo – świat biznesu się zmienia, zmieniają się również warunki gospodarcze naszej współpracy. Czasem realizacja umowy w raz ustalonym kształcie staje się po prostu niemożliwa albo nieopłacalna. Wtedy warto rozważyć zmianę jej postanowień.
Jakie zmiany można wprowadzić aneksem do umowy?
Aneks to dokument stanowiący aktualizację umowy, na którą godzą się obie strony.
Sporządzamy go zgodnie z obowiązującą w Polsce zasadą swobody umów. Możecie więc przewidzieć w nim rozwiązania, które:
- nie naruszają przepisów prawa,
- są akceptowane przez obie strony,
- nie sprzeciwiają się właściwości danego stosunku prawnego ani zasadom współżycia społecznego.
Jeśli obie strony wyrażają zgodę, poprzez aneks można zmienić istniejące postanowienia, uchylić je albo dodać nowe zapisy, pod warunkiem że są zgodne z prawem.
Jeżeli zakres zmian jest bardzo szeroki i większość dotychczasowych postanowień miałaby zostać zastąpiona nowymi, zawarcie nowej umowy może być po prostu praktyczniejsze i czytelniejsze niż tworzenie kolejnego rozbudowanego aneksu.
Czy aneks do umowy może wywoływać skutki od wcześniejszej daty?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy można później formalnie potwierdzić ustalenia, które strony wcześniej poczyniły ustnie albo w wiadomościach i zgodnie z nimi działały przez pewien czas.
W określonych sytuacjach strony mogą uzgodnić, że nowe postanowienia będą wywoływały skutki od wcześniejszej daty. Trzeba jednak sprawdzić, czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne w konkretnym przypadku oraz czy nie narusza przepisów prawa ani praw osób trzecich.
Jeżeli pierwotna umowa już wygasła albo została rozwiązana, nie zawsze najlepszym rozwiązaniem będzie jej późniejsze „aneksowanie”. W zależności od sytuacji właściwsze może być zawarcie odrębnego porozumienia dotyczącego wcześniejszych rozliczeń albo nowej umowy.
Dlatego przy zmianach mających działać wstecz warto szczególnie dokładnie przeanalizować skutki prawne takiego rozwiązania.
Czy zawsze, jeśli chcę zmienić warunki współpracy, muszę podpisać aneks?
Nie zawsze. Forma zmiany umowy zależy od przepisów oraz od tego, jaką formę zawarcia i późniejszych zmian przewidziały same strony.
Czasem możliwe będzie dokonanie ustaleń mailowo. W innych przypadkach konieczne będzie zachowanie formy pisemnej albo innej szczególnej formy.
Ustalenia mailowe nie są co do zasady formą pisemną. Mogą natomiast spełniać wymagania formy dokumentowej, jeżeli pozwalają ustalić osobę składającą oświadczenie.
Czasem przeszkadza Kodeks cywilny
Zgodnie z Kodeksem cywilnym uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa albo same strony przewidziały dla jej zawarcia.
Istnieją czynności, dla których przepisy wymagają szczególnej formy pod rygorem nieważności. Przykładem jest przeniesienie autorskich praw majątkowych, które wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W takim przypadku zwykła wymiana wiadomości e-mail nie zastąpi wymaganej formy pisemnej.
Czasem przeszkadzają Wasze ustalenia
Strony bardzo często same wprowadzają do umowy postanowienie o treści:
„Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”.
Jeżeli takie zastrzeżenie znajduje się w umowie, trzeba je uwzględnić przy późniejszej zmianie jej postanowień.
Jeśli więc Wasza umowa wprost nakłada obowiązek pisemnego wprowadzania zmian pod rygorem nieważności, same ustalenia mailowe albo ustne nie wystarczą do skutecznego dokonania takiej zmiany.
Nie każde zastrzeżenie formy pisemnej automatycznie wywołuje jednak identyczne skutki. Dlatego zawsze trzeba sprawdzić dokładne brzmienie umowy i przepisy mające zastosowanie do konkretnej sytuacji.
Jeżeli nie masz pewności, jaka forma będzie odpowiednia, sprawdź też, jak podpisać umowę.
Jak napisać aneks do umowy? Zobacz schemat
Schemat zmiany umowy poprzez aneks nie jest skomplikowany. Kluczowa jest dokładna analiza wiążącego Was dokumentu i ustalenie, który jego zapis powinien ulec zmianie.
Jeśli zlokalizowaliście właściwy zapis i jesteście zgodni co do jego nowej treści, można przystąpić do przygotowania aneksu.
Aneks, podobnie jak sama umowa, ma swoją strukturę. Należy wskazać w nim, o jaką umowę chodzi, na przykład o umowę B2B, kto zawiera dokument, jakie postanowienie jest zmieniane i jaka będzie jego nowa treść.
Przy przygotowywaniu dokumentu warto też wiedzieć, jak prawidłowo oznaczyć strony w umowie.
Należy również zaznaczyć, że pozostałe postanowienia umowy pozostają bez zmian oraz określić moment wejścia nowych ustaleń w życie. Poniżej znajdziesz prosty schemat.
Pokażę Ci to na schemacie, który możesz wykorzystać, by napisać własny dokument:
Aneks do umowy [zlecenia/o dzieło/ najmu etc] numer [x] z dnia dd.mm.rrrr
zawarty w dniu dd.mm.rrrr pomiędzy:
[dane Strony A]
oraz
[dane strony B].
- Strony zgodnie postanawiają, że zmienia się §4 Umowy dotyczący czynszu najmu, poprzez podniesienie miesięcznego czynszu o 300 zł.
- Nowa treść §4 Umowy brzmi: Czynsz najmu wynosi 2.700 zł miesięcznie.
- Pozostałe postanowienia umowy najmu pozostają bez zmian.
- Aneks wchodzi w życie z dniem podpisania/ z dniem dd.mm.rrrr
- Aneks sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Podpis Strony A i Podpis Strony B
Pamiętaj, że aneks do umowy trzeba podpisać!
Czy muszę skonsultować się z prawnikiem, żeby sporządzić aneks?
Być może nie powinnam Ci tego mówić, ale będę z Tobą szczera – bardzo często nie musisz.
Jeśli wprowadzasz w swojej umowie drobne zmiany, które nie wymagają rozległej analizy ani sporządzania skomplikowanego dokumentu, możesz często przygotować taki aneks samodzielnie.
Jeśli jednak zmiany są złożone, dotyczą istotnych elementów współpracy albo po prostu chcesz mieć pewność, że zostały prawidłowo zapisane, możesz skorzystać z pomocy adwokata dla biznesu online.
Dlaczego pomoc prawna może być dobrym rozwiązaniem?
Osoba zajmująca się dokumentami zawodowo może wyłapać zagrożenia, których bez znajomości przepisów i doświadczenia łatwo nie zauważyć. Może również podpowiedzieć, jakie dodatkowe postanowienia warto uwzględnić w konkretnej sytuacji.
Lepiej zapobiegać niż leczyć. Szczególnie wtedy, gdy zmiana dotyczy wynagrodzenia, odpowiedzialności, praw autorskich, zasad zakończenia współpracy albo innych istotnych elementów umowy.
Podsumowanie
Aneks pozwala dostosować istniejącą umowę do nowych warunków współpracy, ale nie zawsze będzie potrzebny i nie zawsze można wprowadzić zmianę w dowolnej formie.
Najpierw warto sprawdzić treść obowiązującej umowy, ustalić zakres zmian oraz formę wymaganą przez przepisy albo wcześniejsze ustalenia stron.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu trudnego aneksu albo nie wiesz, czy daną zmianę możesz w ogóle wprowadzić, śmiało do mnie napisz. Możesz odezwać się na adres [email protected]. Chętnie pomogę również w opiniowaniu umów.
