Rozpoczynając działalność gospodarczą wiele osób skupia się na działaniach marketingowych, produktach czy usługach, które będą oferować – co jest oczywiście zrozumiałe. Niemniej ważne, a często niestety pomijane jest jednak przygotowanie odpowiednich dokumentów, które zagwarantują Ci zabezpieczenie od strony prawnej. Dzięki nim możesz działać w spokoju bez obaw o kwestie formalne oraz zaoszczędzić sporo pieniędzy, które w sytuacjach kryzysowych trzeba wydać na pomoc prawną.
Oto moja subiektywna lista top 5 dokumentów, które powinny być gotowe już w dniu startu działalności:
1. Umowa ramowa z klientem lub kontrahentem
Umowa to fundament Twojej współpracy z klientami lub kontrahentami – ustala zasady działania i wyznacza ramy. Powinna określać ogólne warunki współpracy, zakres usług, zasady rozliczeń, odpowiedzialność stron, sposób rozwiązania umowy czy rozstrzyganie sporów – to co trzeba pamiętać, to fakt, że umowa ma nas zabezpieczać na wypadek konfliktu i nie możemy opierać się wyłącznie na zaufaniu do drugiej strony. Dzięki przygotowaniu odpowiedniego wzorca zaoszczędzisz sporo czasu na każdorazowym pisaniu umowy od zera oraz będziesz mieć pewność, że żadna istotna kwestia nie została pominięta.
Taka umowa może być potem modyfikowana pod indywidulane zamówienia lub mieć charakter bardziej ogólny na potrzeby powtarzalnych usług – wzory takich umów dla branży kreatywnej możesz kupić również w moim sklepie – klik.
2. Polityka prywatności/ klauzula informacyjna RODO
Jeśli w jakikolwiek sposób przetwarzasz dane osobowe Twoich odbiorców i usługobiorców, a mogę Ci właściwie zagwarantować, że świadcząc usługi i prowadząc firmę, na pewno to robisz (np. zbierasz je przez stronę internetową, formularz zapisu na newsletter czy umowę), musisz spełniać obowiązki informacyjne wynikające z RODO. Pamiętaj również o prawidłowym zbieraniu zgód marketingowych.
Klauzula informacyjna to dokument, który:
- informuje użytkowników, jakie dane zbierasz i w jakim celu,
- określa podstawy prawne przetwarzania danych,
- zawiera informacje o prawach osób, których dane dotyczą.
Powinna być załączana do umów czy formularzy przy współpracy.
Polityka prywatności natomiast obejmuje szerszy zakres informacji – w tym związanych z plikami cookies i transferem danych. Prawidłowo sformułowana klauzula informacyjna powinna odsyłać klienta do polityki prywatności, w której należy uwzględnić w szczególności informacje o tym jakie dane przetwarzasz, przez jaki okres czasu, wskazanie administratora danych (wraz z danymi kontaktowymi), a także informację o prawach osoby, której dane przetwarzasz.
3. Zgoda na wykorzystanie wizerunku
Jeśli planujesz publikować zdjęcia klientów, współpracowników czy uczestników wydarzeń, zgoda wizerunkowa to podstawa. Wizerunek jest chroniony prawem i bez zgody danej osoby nie możesz go wykorzystywać – nawet jeśli zdjęcie zostało wykonane za zgodą danej osoby.
Taka zgoda powinna:
- być udzielona w formie pisemnej (nie jest to wymóg ustawowy, ale z pewnością daje większe bezpieczeństwo niż forma ustna),
- jasno określać, w jakim zakresie i gdzie wizerunek będzie publikowany (np. media społecznościowe, strona internetowa),
- uwzględniać kwestię odpłatności – a więc czy osoba, której wizerunek planujesz rozpowszechniać otrzyma za to wynagrodzenie
Pamiętaj również, że taka zgoda może być w każdej chwili wycofana i nie można tego w żaden sposób ograniczyć. Jeśli jednak wykorzystanie wizerunku ma służyć konkretnemu celowi, możesz uzyskać deklarację, że klient czy uczestnik wydarzenia nie wycofa jej w określonym czasie.
4. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
Jeśli korzystasz z usług podmiotów zewnętrznych, którym przekazujesz dane osobowe swoich klientów (np. biuro księgowe, hosting, narzędzia do e-mail marketingu, CRM), masz obowiązek zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych.
Taka umowa powinna:
- określać cel, zakres i czas przetwarzania danych,
- zawierać zobowiązania przetwarzającego (np. co do zabezpieczeń, poufności),
- dawać Ci możliwość kontroli przestrzegania zasad przetwarzania.
Więcej o umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych i o tym, dlaczego to takie ważne, żeby ją mieć, dowiesz się TUTAJ!
5. Regulamin usługi lub regulamin sklepu internetowego
Jeśli prowadzisz sprzedaż lub świadczysz usługi online, musisz posiadać regulamin. To on określa zasady korzystania z Twojej platformy i relacje z klientem. Co powinno się w nim znaleźć?
- Twoje dane identyfikacyjne jako przedsiębiorcy,
- opis produktu/usługi i procedur zakupowych,
- informacje o płatnościach i dostawie,
- zasady odstąpienia od umowy,
- procedurę reklamacyjną,
- postanowienia dotyczące odpowiedzialności i rozwiązywania sporów.
Regulamin to nie tylko obowiązek ustawowy, ale także ważne narzędzie ochrony Twojego biznesu i eliminowania nieporozumień. Pamiętać należy, że znaczna część klientów to konsumenci, którzy objęci są szeroką ochroną – nakładającą na przedsiębiorcę dodatkowe obowiązki. Naruszenia praw tej grupy podlegają zgłoszeniu do Prezesa UOKiK (Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów) i mogą zakończyć się nałożeniem wysokich kar finansowych.
Podsumowanie
Mówiąc krótko: przed rozpoczęciem działalności zainwestuj w solidne dokumenty prawne, które pozwolą Ci uniknąć wielu problemowych sytuacji. Od pierwszego dnia działalności Twojej firmy warto zadbać o :
- Umowę ramową z klientem/kontrahentem,
- Politykę prywatności i klauzulę informacyjną RODO,
- Zgodę na wykorzystanie wizerunku,
- Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych,
- Regulamin usługi lub sklepu internetowego.
Każdy z tych dokumentów nie tylko zabezpiecza Twoje interesy, ale również pokazuje profesjonalizm i transparentność Twojej działalności. A to – szczególnie w oczach klientów – jest bezcenne.
Chcesz mieć pewność, że Twoje dokumenty są zgodne z obowiązującym prawem i dopasowane do Twojej działalności? Napisz do mnie wiadomość – chętnie rzucę na to okiem prawnika.
